Das ist jetzt Geschichte: Haus 10. Ebene 0, Leitstelle des Patiententransports. Zwei Telefone klingeln fast ununterbrochen, Auftrage gehen per Intranet ein, am anderen Ende der Leitung fragt die Schwester, warum ihr Patient immer noch nicht vom Röntgen abgeholt wurde. Mitarbeiter kommen von der Erledigung eines Auftrags zurück, schon liegt die nächste Anforderung vor, also wieder in die Spur. Wer ist wo, was ist erledigt, was blieb liegen? Rund 450 Aufträge wurden täglich entgegengenommen. Die Koordination – ein Riesenproblem.
So hört sich das heute an: Immer noch der gleiche Gang, neu aber ist eine modern ausgestattete Leitzentrale. Ein Ort der Ruhe, denn die Aufträge gehen nur noch auf dem Bildschirm ein. Dort ist auch zu jedem Zeitpunkt zu sehen, wo sich die Mitarbeiter befinden – um mit dem wenigsten Zeitverlust koordiniert einen Transport nach dem anderen zu realisieren, erreichbar über die Black Berry. So die Situation mehr als zwei Monate nach Einführung des neuen softwaregestützten Transportsystems. Zeit für einen ersten Bericht.

Softwaregesteuertes Transportsystem auf dem Prüfstand
Über 60 Krankenhäuser in Deutschland, Österreich, Schweiz, Schweden arbeiten mit der Logistiksoftware Logbuch der Firma Dynamed, für die sich auch das CTK nach reiflicher Prüfung auch anderer Anbieter entschied. Krankenhäuser, die solche Transportsysteme nutzen, nach ihren Erfahrungen befragt: das Universitätsklinikum Jena, Dresden, Klinikum Chemnitz, DRK Kliniken Berlin…
Gerlinde Heller, die als Projektleiterin die Einführung von Logbuch begleitet, benennt die Ziele: „Wir wollen eine kompetente Steuerung und das Management aller internen und später auch externen Patienten- und Materialtransporte erreichen, Versorgungssicherheit und eine termingerechte Ausführung der Aufträge erreichen. Dazu mussten ein Logistikcontrolling geschaffen, eine optimierte Personalplanung garantiert werden. Ohne eine enge Zusammenarbeit der betroffenen Bereiche im Haus ist das nicht möglich, und damit haben wir früh begonnen.“
Das bedeutete: immer wieder Informationen vermitteln in den verschiedenen Bereichen wie Pflege, in verschiedenen Funktionsstellen, nicht zuletzt im Betriebsrat; technische Voraussetzungen schaffen, Mobilfunkgeräte installieren, Stammdaten wie Stellenverzeichnisse, Stellenprioritäten, Schichtzeiten, Personal... eingeben, Mitarbeiter schulen. Die Entscheidung für eine komplexe Einführung des Systems im gesamten Transportbereich – im Patienten- wie im Materialtransport - war gefallen, weil damit das Parallel-Laufen zweier Systeme vermieden wurde, mit einem doppelten Aufwand auch an Arbeitskräften.
Ein facettenreicher, anspruchsvoller Prozess, der die Beteiligten aufs Höchste herausforderte, bis am 19. September quasi der Startschuss fiel.

Detlef Nitschke, Leiter Medizinischer Transport:
Logbuch: Herausforderung oder Computerspielerei?
Meine Vision war: Mitarbeiter kommt zum Dienst, bekommt ein Black Berry- im
Dienst geht dann alles automatisch- alle Aufträge werden zur Zufriedenheit
abgearbeitet. Allerdings kam bei mir in der Startphase die Ernüchterung-
automatisch geht eben erstmal gar nichts.
Bei den Stammdaten sind immer noch tägliche Eingaben nötig, auch die Übertragung der Dienstplanung ins System kostet täglich noch Zeit.
Und sicher ist es notwendig, den exakten Mitarbeiterbedarf festzustellen und anzupassen... Ergo: Das Logbuch ist eine tägliche Herausforderung in Zusammenarbeit mit allen Schnittstellen!

Matthias Soremba, Disponent Leitstelle Logistik
Vom „Mittelalter“ in die Neuzeit?
Das Transportleitsystem begrüße ich schon deshalb, weil die bisherige Verfahrensweise „Mittelalter“ war und den Disponenten unzumutbar hoch belastete. Die Einführung war eine logistische Herausforderung – bei laufendem Krankenhausbetrieb! Die Datenübermittlung mittels Black Berry ist ein unbeschreiblicher Fortschritt, den ich nicht mehr missen möchte, Kommunikation mit den Mitarbeitern in „Echtzeit“!

Karsten Helbig Mitarbeiter Materialtransport:
Black Berry als Auftraggeber?
Damit habe ich keine Probleme! Ich erledige zurzeit IT- Technik Transporte, die bekomme ich ausschließlich zugewiesen. Für die Zukunft sehe ich die Sache positiv, wenn alle Einstellungen softwaremäßig auf uns abgestimmt werden.
Meine Vorschläge zu Veränderungen: Wenn möglich, eitliche Bündelung von Transporten einer Abgabestelle und damit Einsparung von Leerwegen. Auch eine telefonische Kommunikation über Black Berry untereinander wäre sinnvoll, um Synergien zu nutzen.

Schwester Heidrun Weigelt, Station C5
Was bringt es den Stationen?
Unsere Station steht dem neuen System aufgeschlossen gegenüber, die Mitarbeiter haben auch die zahlreichen Schulungsangebote gut genutzt. Mit der Software, über die wir jetzt unsere Transporte anmelden, kommen wir gut klar, der Kontakt zum Transportteam ist einwandfrei.
Dreh- und Angelpunkt ist und bleibt für uns die Pünktlichkeit - manchmal klappt es super, manchmal jedoch noch nicht!
Allerdings: So richtig geändert hat sich für die Station im Gegensatz zu früher, nichts außer dass die Transporte ins System eingegeben werden und sichtbar sind. Aber vielleicht kommt das ja noch?

Katja Moch, Kardiologische Funktionsdiagnostik
Schneller ja, aber noch nicht immer optimal
Das neue Bestellsystem spart uns Zeit, das Eingeben des Rücktransportes dauert nur wenige Sekunden. Allerdings konnte bisher das Bestellsystem der Patienten für die Untersuchungen durch das System noch nicht optimiert werden. Auch nicht optimal: Wenn ein Mitarbeiter nicht den entsprechenden Auftrag hat, übernimmt er keinen Patienten, selbst wenn er sich in der Nähe befindet. Einiges muss also noch nachgebessert werden...

Christian Meinhardt, Abteilungsleiter Allgemeine Verwaltung
Materialtransport – auf schnelleren Wegen?
Dass der Materialtransport von Anfang an einbezogen war, hat etliches in Bewegung gebracht – und wurde von den Kollegen positiv aufgenommen. Der Haupteffekt, die zeitliche Verkürzung von Auftragsbearbeitungen, setzte Arbeitszeit frei, zum Beispiel für eine entsprechende Personalplanung. Dabei sind noch Reserven und Verbesserungen erkennbar, aber wir arbeiten daran.

Gerlinde Heller, Projektleiterin
Was läuft, wo klemmt es noch?
Zuerst einmal Danke an das Team des Transportes - für ihren Einsatz und die Geduld, die in den ersten Wochen notwendig waren, um die Transportprozesse mit Hilfe der neuen Software abzubilden! Das System arbeitet stabil, die Mitarbeiter der Leitstelle und ich sind jetzt in der Lage, im Feintuning spezielle Einstellungen für unser Haus festzulegen. Dabei kommen viele konstruktive Hinweise vom Transportteam, aber auch von Ärzten, von den Stationen und Funktionsstellen. Dem Schulungsbedarf vor allem auf den Stationen, um bei der Transporteingabe einfach schneller und effektiver zu sein, werden wir in den nächsten Wochen Rechnung tragen.
Trotz des Einsatzes von Software gibt es immer noch Wartezeiten, damit müssen wir uns beschäftigen.

Die Software kann nur die Rahmenbedingungen für effektives Arbeiten schaffen, das ist nur ein Faktor, der andere sind die Menschen, die mit der Software umgehen. Was dazu gehört: die rechtzeitige, fehlerfreie Eingabe von Aufträgen, die Vorbereitung des Patienten auf den Transport, eine optimale Disposition in der Leitstelle, ein verantwortungsbewusster, engagierter und freundlicher Transporteur und vor allem eine Personalstärke, die eine pünktliche Erledigung gewährleistet. Dabei wird es punktuell aber immer Lastspitzen geben, die gemeinsam mit der Pflege bewältigt werden müssen, im Interesse unserer Patienten und des guten Rufes unseres Hauses.